13 nyttige tips, triks og hacks for bruk av Google Docs

Selv om du allerede er godt kjent med flerbrukerfunksjonene, hurtigtastene og andre fordeler med Google Dokumenter, kan det være noen nyttige triks du ikke har hørt om ennå. Fra den innebygde nettleseren til transkripsjonsfunksjonen, her er 13 nyttige tips som vil forvandle deg til en sertifiserbar Google Docs-veiviser.

1. Åpne et nytt Google Doc i ett trinn.

Å åpne et nytt Google Doc er ikke for arbeidskrevende, men det er en måte å gjøre det til en trinns prosess. I stedet for å navigere til en tom side gjennom Google Disk, skriver du bare 'docs.new' eller 'doc.new' i søkefeltet i nettleseren din, og det tar deg til et nytt dokument. (Du kan også åpne et nytt Google-ark med 'sheet.new' eller et nytt lysbilde med 'slide.new').

2. Inkluder en håndskrevet signatur eller redigert bilde.

Du kan legge til en funky rosa form på et kart som viser plasseringen til Manhattans eneste meieridronning, hvis du er så tilbøyelig.

Rull ned til 'Tegning' under 'Sett inn' og trykk 'Ny'. Hold markøren over 'Line' -menyen og velg 'Scribble', som gir deg en tom rute for å skrive signaturen din. Det er kanskje ikke din aller beste håndskrift - spesielt hvis du bruker en mus eller styreflate, i stedet for en berøringsskjerm - men det er definitivt mer effektivt enn å skrive ut dokumentet, signere navnet ditt med en penn og måtte skanne hele siden. .

Tegningsfunksjonen kan også være nyttig hvis du vil endre et bilde. Si for eksempel at du vil sirkle et bestemt sted på et kart - du kan dra og slippe et bilde (eller importere et fra filene dine) til den nye tegningen, og sette inn en figur eller en pil fra alternativene i verktøylinje.

3. Hold ordtellingen på visningen rett i dokumentet.

For de av dere som sjekker ordtellingen etter nesten hver setning du skriver - enten du skriver noe med en streng ordbegrensning eller bare pleier en litt nevrotisk vane - spar deg selv bryet med flere besøk til 'Verktøy' -delen og merker av for 'Vis antall ord mens du skriver', som er nederst i popup-boksen for antall ord. Du ser ordtellingen nederst i venstre hjørne av skjermen, og du kan utvide den for å se tegnantall og annen statistikk. Hvis du ikke er helt klar til å forplikte deg til en allestedsnærværende ordtelling, kan du likevel unngå verktøylinjen ved å trykke på 'Control + Shift + C' (eller 'Command + Shift + C' på en Mac), og ordtellerboksen vil automatisk vises.

hva er horton hører en hvem om

4. Bruk en hurtigtast for å lime inn tekst uten formatering.

Når du snakker om snarveier, kan du lime inn tekst som samsvarer med den eksisterende teksten din ved å trykke på 'Control + Shift + V' ('Command + Shift + V' på en Mac). På den måten vil for eksempel et sitat du har kopiert fra en artikkel skrevet i 14-punkts Comic Sans vises i 11-punkts Arial (eller hva du enn har satt fonten din til). For lignende tidsbesparende magi, sjekk ut 'Tastatursnarveier' i 'Hjelp' -menyen.

5. Tilordne redigeringer til bestemte personer.

Er dette en skuffelse for mer enn én person? Ellen Gutoskey

Øverst til høyre på skjermen er det et lite blyantikon som gir deg muligheten til å jobbe i 'Forslag' -modus, der alt du skriver gjengis som en foreslått redigering. Hver redigering får sin egen kommentarfelt langs høyre side av dokumentet, med muligheten til å godta, avvise eller svare på endringen. Hvis du samarbeider med flere personer i et prosjekt, kan du tilordne en redigering til en bestemt bruker ved å skrive '+' i svarboksen og skrive inn en e-postadresse - Google vil deretter sende en e-post med beskjed til personen om at det er et forslag som venter for dem.

6. Gå tilbake til en tidligere versjon av Google Doc.

Ikke bare lagrer Google dokumentendringene dine automatisk mens du gjør dem, men det fører også oversikt over alle disse endringene. Du kan få tilgang til tidligere versjoner av Google Doc ved å gå til 'File', 'Versjonshistorikk' og 'Se versjonslogg.' Der kan du utvide tidligere utkast for å se de spesifikke endringene som er uthevet i dokumentet - så vel som når de ble laget og hvem som laget dem, noe som er spesielt nyttig hvis mer enn én person redigerer.

7. Søk på internett eller slå opp et ord uten å åpne et nytt vindu.

Du kan redusere antall faner du sjonglerer med to Google Doc-hack: den innebygde nettleseren og den innebygde ordboken. Nettleseren er under 'Verktøy' og 'Utforsk' (eller 'Kontroll + Alt + Skift + I', eller 'Kommando + Alternativ + Skift + I' på en Mac), og den søker også gjennom Google Disk. Du kan få tilgang til ordboken under 'Verktøy' og 'Ordbok', eller bruke snarveien 'Control + Shift + Y' ('Command + Shift + Y' på en Mac). Du kan også komme til en av funksjonene ved å høyreklikke på hvilket som helst ord eller uttrykk i dokumentet ditt og velge 'Utforsk' eller 'Definer'.

8. Lag din egen stenografi ved å tilpasse autokorrigeringsfunksjonene.

hva skjer når du dreper en stinkende bug

Så du glemmer aldri aksenten iBeyoncéEllen Gutoskey

Velg 'Innstillinger' under 'Verktøy', så kan du sjekke eller fjerne merket for generelle preferanser som 'Bruk store bokstaver i ord', 'Korriger stavemåten automatisk' og mer. For å få en mer personlig autokorrekturopplevelse, bytt til 'Substitutions' -fanen - der kan du lede Google til automatisk å erstatte et gitt ord, bokstav eller symbol med et av dine valg. Hvis du for eksempel vil at Google alltid skal legge til en aksent ieriBeyoncé, typeBeyoncei 'Erstatt' -kolonnen ogBeyoncéi 'With' -kolonnen.

9. Kutt ned stavekontrollfeil ved å legge til ord i din personlige ordbok.

For å hindre Google i å kontinuerlig registrere bestemte unike ord eller navn som stavefeil, legg dem til i din 'personlige ordbok', som er oppført under 'Verktøy' og deretter 'Stavekontroll og grammatikk.' Hvis et ord allerede er merket som en feil i Google Doc, kan du også legge det til ordboken ved å høyreklikke og velge 'Legg til [ord] i ordboken.'

10. Konverter Google Doc til en annen type fil.

Foretrekker å jobbe i Google Dokumenter, men lederen din ber alltid om Microsoft Word-filer? Du kan laste ned Google Doc som et Word-dokument ved å gå til 'File' og 'Download'. Det er også muligheter for å konvertere den til en PDF, en webside, en ren tekstfil og mer. Før du sender den til noen, anbefaler vi at du leser den gjennom for å sikre at formateringen oversettes riktig.

11. Transkriber lydfiler med Googles stemmetypefunksjon.

Selv om Googles stemmeskrivemuligheter ikke omfatter dekryptering av en lydfil som spilles høyt på en høyttaler, er prosessen definitivt enklere enn å stoppe lyden med noen få sekunders mellomrom, slik at du kan skrive hvert ord manuelt. Gå til 'Verktøy' og deretter 'Stemmeskriving' i navigasjonsfeltet, og sørg for at mikrofonen din er aktivert. Koble til hodetelefonene, spill av lydfilen og dikter tydelig hva som er sagt - Google vil transkribere alt for deg. Funksjonen kan også være nyttig for personer med leddgikt eller andre funksjonsnedsettelser som gjør det vanskelig å bruke et tastatur.

12. Aktiver offline redigering.

Selv om du ikke planlegger å være et sted uten internettilgang i nær fremtid, kan Wi-Fi eller strømbrudd skje uventet - så det er lurt å aktivere offline redigering bare i tilfelle det er tilfelle. For å gjøre det, installer Google Docs Offline-utvidelsen, gå til Google Docs-startsiden, trykk på hovedmenyikonet (tre horisontale linjer i øvre venstre hjørne) og velg 'Innstillinger'. Trykk deretter på den grå “Offline” -knappen slik at den glir til høyre og blir blå.

13. Dra nytte av andre praktiske tillegg.

Hvis du velger 'Få tillegg' under 'Tillegg' i Google Doc-verktøylinjen, vil du kunne søke etter tillegg eller bla gjennom Googles mest populære. Noen av de høyest rangerte tilbudene inkluderer: Lucidchart, som hjelper deg med å bygge flytskjemaer, diagrammer og mer i dokumentet ditt; EasyBib, som automatisk genererer bibliografisitater i APA, Chicago eller MLA-format; og Doc to Form, som lar deg enkelt konvertere informasjon fra et Google Doc til et Google Form (Googles plattform for onlineundersøkelser).